Comment tenir la comptabilité de mon CSE ?

La première chose à bien noter est que depuis 2015, tous les CSE sont dans l’obligation de tenir une comptabilité et de désigner un trésorier. Les obligations étaient beaucoup plus légères avant cette fameuse « loi sur la transparence financière.

Tous les CSE doivent rendre compte de leur activité auprès de l’ensemble des élus, des salariés, mais aussi présenter leurs comptes et un rapport de gestion auprès de la Direction.

Donc attention, si vous êtes le Trésorier, à effectivement bien tenir votre comptabilité.

Ensuite il est important de savoir que vos obligations et le formalisme de votre compta CSE dépendent aussi de la taille du comité.

Il existe évidemment un panorama de solutions qui vont d’Excel, aux logiciels de comptabilité généraux, aux logiciels de CSE spécialisés, en passant par les Experts Comptables ou l’embauche d’un salarié administratif qui va s’en occuper, … ou bien encore des solutions hybrides alliant les trois : service, logiciel et Expert-Comptable, comme la toute nouvelle solution d’EKIPEA qui va réellement simplifier la tenue de la comptabilité du CSE.

Les obligations comptables des CSE

Il existe de nombreux articles qui rappellent et détaillent ces obligations. Pour résumer, si votre CSE dépasse les 153 000 € de budget en cumulant les subventions reçues pour les ASC et les AEP (anciennement budget de fonctionnement), vous avez l’obligation de tenir une comptabilité dite d’engagement, et de faire réviser vos comptes par un Expert-Comptable. En dessous de ce seuil de 153 000€, le CSE peut se contenter d’une comptabilité simple que l’on appelle également recettes / dépenses. Les dépenses et les recettes sont simplement comptabilisées à leur date réelle d’encaissement ou de décaissement, comme le ferait un « bon père de famille » qui suit son budget personnel.

Alors qu’en comptabilité d’engagement, vous devez comptabiliser en deux étapes : la constatation de la charge (facture) ou du produit, en ensuite le règlement. Une autre différence souvent rencontrée dans les CSE réside dans la comptabilisation de la subvention versée par l’employeur. En compta d’engagement, vous tenez comptabiliser dans les comptes 741100 (AEP) ou 741200 (ASC) la subvention due au titre de l’exercice, et non pas la subvention encaissée dans l’exercice. Ce qui implique de comptabiliser une OD (opération d’inventaire) pour un Produit à Recevoir (PAR) pour le reliquat du par l’employeur, celui ne versant en réalité qu’un acompte en cours d’année, le solde définitif n’étant connu qu’une fois la masse salariale définitive de l’année est déterminée. Donc souvent en janvier de l’année suivante pour ceux qui clôturent au 31/12.

Au vu de ces quelques points, il est évident que les outils et solutions ne peuvent pas être identiques que l’on soit un petite CSE ou un « Moyen CSE », voire même un « Gros CSE » selon la terminologie définie par le législateur.

Puis-je tenir la comptabilité de mon CSE sous Excel ?

Oui si vous êtes un petit CSE (budget < 153 000 €). Excel offre l’énorme avantage d’être gratuit ou presque. Pour un tableur 100% gratuit vous pouvez optez pour les outils de Google qui sont en plus accessibles en ligne dans le Cloud. Ce qui vous libère également des tâches de sauvegarde et offre une solution de mobilité intéressante. Chez Microsoft c’est Office 365, mais cela vous en coutera quelques centaines d’euros par an.

Si vous tenez votre compta sous Excel, donc en recette / dépense uniquement, un simple journal des Entrées / Sorties suffira. Un onglet par compte bancaire (n’oubliez pas les livrets et les caisses espèces) avec en colonne, la date, le montant, le sens, un libelle descriptif, la référence de la pièce/facture, et une colonne Imputation pour « catégoriser vos dépenses et recettes » par nature.  N’hésitez pas à vous inspirer des plans comptables pour CSE (comptes 6 et 7).

Evidemment on y ajoutera une colonne pour pointer la compta par rapport à la banque avec le n° de relevé, des sous-totaux.

Et en fin d’exercice il vous faudra consolider ces données pour les reporter dans les tableaux prévus par le législateur (un compte de résultat et un bilan simplifié défini par l’ANC que vous pouvez télécharger ici).

Les logiciels de gestion de CSE proposent des modules de comptabilité

Les logiciels CSE propose des solutions de gestion et comptabilité intégrées. Une action dans les modules de gestion, vente de billetterie au comptoir par exemple, générera automatiquement les écritures comptables associées (écriture de facturation et écriture de règlement si l’on est dans une comptabilité d’engagement). Tout est stocké dans une même base de données. La gestion et la comptabilité sont très étroitement liées.

Il est aussi possible d’opter pour un logiciel de comptabilité séparé et de garder par exemple une gestion sous Excel ; par exemple pour les CSE qui ont peu d’activités ou en tout cas peu d’activités générant des encaissements ou décaissements pour les salariés, mais une solution de gestion et de compta intégrée offre l’avantage de la simplicité.

Ces solutions de comptabilité pour les CSE proposent également une gestion séparée des deux budgets : Fonctionnement (AEP) et Social (ASC), alors que ce n’est pas le cas dans les logiciels de comptabilité généralistes (pour les TPE/PME). Seuls les logiciels spécialisés CSE, qui sont certes nettement plus onéreux, respectent la présentation normalisée par l’ANC pour les états comptables (compte de résultat et bilan).

Avant de faire votre choix, vérifiez bien que le logiciel qu’on vous propose respecte ces points, mais aussi offre les fonctionnalités dont vous aurez besoin, notamment au niveau des moyens de paiement :

• Gestion de la caisse espèce (journal et arrêté de caisse),
• Etablissement des bordereaux de chèques,
• Gestion d’un TPE,
• Gestion du paiement par virement ou prélèvement bancaire (gestion des RIB, des mandats, génération des fichiers SEPA , …).

ATTENTION toutefois, gérer soi-même sa comptabilité n’est pas simple ; surtout si on n’est pas comptable de métier. Certes, la plupart des écritures des ventes sont générées en automatique depuis les modules gestion, mais vous aurez à saisir et comptabiliser correctement les factures fournisseurs. Et enfin, gérer les situations particulières comme les rejets de chèque, les acomptes à la commande, les avoirs, les régularisations, les annulations d’activités et remboursements, ….

Chaque mois, et c’est indispensable de le faire au fil de l’eau, il faudra effectuer le rapprochement bancaire pour vérifier le compte de banque par rapport aux relevés de compte fournis par votre banque.

C’est évidemment beaucoup de travail.

Et si vous dépassez les 153 000€ de budget, vous devrez faire réviser vos comptes par un Expert-Comptable. Le coût est très variable et dépendra évidemment du volume de transactions, de la nature de celles-ci, de la qualité votre travail de préparation et du périmètre de la prestation que vous confierez à l’Expert-Comptable (présentation des comptes en plénière ? en visio ou en présentiel ? préparation du rapport de gestion annuel ?).

Déléguer sa comptabilité à 100% à un Expert-Comptable

Les experts comptables proposent deux types de prestations :

• La tenue complète de la comptabilité
• La révision et l’établissement des comptes.

Si vous assurez vous-même la tenue via un logiciel, vous pouvez (devez) opter pour la révision. En revanche, si vous souhaitez externaliser à 100% votre comptabilité, on parle de « tenue de comptabilité ». Le budget est sensiblement plus élevé et dépendra beaucoup du nombre d’écritures par an dans votre compta.

L’Expert-Comptable vous indiquera le formalisme des pièces et données à lui fournir. Certains peuvent reprendre sur la base des traditionnels « classeurs » dans lesquels vous classerez vos pièces comptables. D’autres vous proposerons de scanner vos justificatifs et de les déposer dans un outil de GED. A vous de voir ce qui vous convient le mieux.

Attention à bien choisir un Expert-Comptable spécialisé dans les CSE et qui dispose d’un logiciel qui gère la séparation des deux budgets et qui respecte la présentation des comptes au format de l’ANC (Autorité des Normes Comptables).

Outre la question de la présentation des comptes et du rapport de gestion, vus dans le paragraphe précédent, le dernier point de vigilance concerne la fréquence de la tenue des comptes. Si vous souhaitez une situation mensuelle ou trimestrielle, il faut évidemment le préciser dans la lettre de mission.

Une alternative intéressante : le logiciel collaboratif

Les éditeurs de logiciel CSE peuvent vous recommander des partenaires Experts-Comptables et réciproquement, mais chacun reste indépendant avec son propre contrat et son propre budget.

Une nouvelle solution a émergé courant 2018 proposée par la société EKIPEA (les fondateurs d’123CE). La société parle de « logiciel partagé »

Le concept repose sur un « package de services » comprenant un logiciel CSE (et toutes ses fonctionnalités) mais surtout un service d’accompagnement avec une coékipière (en quelque sorte un salarié administratif du CSE externalisé) et un Expert-Comptable partenaire qui révise et clôture les comptes en fin d’exercice

Cette solution innovante offre de nombreux intérêts pour les CSE :

• Un gain de temps et de sérénité : le Coéquipier s’occupe de toutes les tâches fastidieuses et chronophages comme le paramétrage de la plateforme au fil de l’eau, la préparation des fichiers de commandes aux fournisseurs (ANCV, CESU, commandes groupées, …), la pré-saisie des factures fournisseurs, le rapprochement bancaire, le lettrage, …
• Une simplification des relations avec l’Expert-Comptable : s’il reste indépendant, c’est le Coékipier qui assure en général l’interface avec les élus.
• Un prix compétitif car la plateforme fait gagner beaucoup de temps à l’Expert-Comptable, et notamment avec la génération de la plaquette et des annexes qui est intégrée.

À la question posée « Comment tenir la comptabilité de mon CSE ? », il n’y a pas de réponse universelle, mais bien des solutions qui seront plus ou moins adaptées à chaque situation et à chaque contexte.